I dettagli per rendere un evento perfetto

L’organizzazione di un evento, non di rado, è un momento di grande coinvolgimento emotivo da parte dei soggetti che si mettono all’opera per idearlo, crearlo e realizzarlo, poi, in termini concreti. Riuscire a crearne uno perfetto, però, non è affatto semplice. Tutt’altro. L’impresa di far divertire chi partecipa a queste manifestazioni richiede una metodologia d’approccio specifica, che varia, per quanto ovvio, dal tipo di evento da organizzare. 

Non esiste, infatti, una ricetta magica per ogni circostanza, ma esistono alcuni pratici consigli che possono fare davvero la differenza. Il primo, per quanto ovvio, riguarda l’affiatamento dei soggetti deputati all’organizzazione dell’evento, che passa, inevitabilmente, anche da una prima fase di confronto e divergenze di opinioni, estremamente utili per poter giungere ad una sintesi in grado di “mettere a terra” le idee migliori e funzionali alla buona riuscita dello stesso. 

Elaborare un efficace piano comunicativo in base al target e al budget 

Un momento in cui la creatività di ogni singolo soggetto viene messa al servizio del “bene comune”, al quale dev’essere accompagnato, però, un aspetto come il rigore, specie dal punto di vista economico. Inutile negare, infatti, come il budget da poter utilizzare rappresenti il primo fattore da tenere in considerazione, perno imprescindibile per decidere, poi, come rendere concreto l’ingegnosità del team di lavoro. 

Per rendere maggiormente appetibile un evento, al fine di raggiungere un vasto numero di soggetti relativi al target di riferimento, è indispensabile disporre di un efficace piano di comunicazione. In un mondo che, da vent’anni a questa parte, si muove lungo il filo della grande rete telematica, i social network rappresentano, senza alcun dubbio, uno strumento efficace per coinvolgere un elevato numero di soggetti. 

Questa soluzione, ovviamente, è da prediligere nel caso in cui la manifestazione sia destinata ad un numero non circoscritto di persone e si rivolga, principalmente, ad un pubblico under 50, ovvero quel target d’età che ha certamente più familiarità con la grande rete telematica. 

Qualora, invece, l’evento sia circoscritto ad un numero limitato di persone, meglio ricorrere ad altre soluzioni che internet è in grado di offrire come, ad esempio, la mailing list, opportunità  funzionale per l’organizzazione di eventi aziendali, dove la cura dei dettagli è ancor più certosina ed articolata. 

L’abito fa il monaco, eccome!

In questi casi, infatti, la scelta della location è assai importante, che può variare, sensibilmente, in base alla finalità per le quali viene concepito l’evento: se si tratta di un meeting aziendale per ringraziare i dipendenti, la scelta sarà inevitabilmente differente rispetto ad uno da realizzare per incontrare clienti o promuovere la propria attività per acquisirne nuovi. 

In qualunque caso, però, l’antico adagio popolare “l’abito non fa il monaco” è totalmente non veritiero. L’apparenza, infatti, è un fattore determinante per il successo di un evento, che non passa, per quanto ovvio, solo dalla location prescelta. E’ estremamente importante, infatti, stabilire un “dress code” o, perlomeno, indirizzare gli invitati all’utilizzo di una determinata tipologia di abbigliamento. 

Un aspetto rilevante, poi, riguarda la scelta delle figure in grado di offrire un reale valore aggiunto alla manifestazione, soggetti professionali ed indispensabili per rendere gradevole e coinvolgente l’evento. Un buon presentatore in grado di tenere la scena, dotato di una parlantina sciolta e adeguata al tema, può ampliare le possibilità di successo. 

Un fattore determinante, però, riguarda la tematica “food & beverage“, che può dare una svolta  sia  in chiave positiva che, purtroppo, negativa sulla buona riuscita di un evento.  Scegliere il giusto catering e un ottimo barman per eventi, è indispensabile per rendere davvero unico ed indimenticabile l’evento, riuscendo ad esaudire il sogno di tutti i soggetti coinvolti nell’organizzazione del medesimo: soddisfare il cliente e gli invitati